Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever betekent dat je als werkgever bij ziekte van een werknemer het loon doorbetaalt en tegelijk actief re-integratie moet organiseren. In Nederland geldt als hoofdregel dat je maximaal 104 weken loondoorbetalingsplicht hebt, waarbij het exacte percentage vaak afhangt van cao of arbeidsovereenkomst. Die loondoorbetaling staat niet los van spoor 2: als terugkeer in eigen werk niet haalbaar is, moet je tijdig inzetten op werk bij een andere werkgever. In dit artikel lees je hoe loondoorbetaling en re-integratie elkaar beïnvloeden, welke keuzes je in spoor 2 moet maken en hoe je voorkomt dat het UWV je inspanningen onvoldoende vindt.

Hoe werkt loondoorbetaling bij ziekte van een werknemer?

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever is in de basis wettelijk geregeld: je betaalt bij ziekte loon door en je volgt de stappen van de poortwachteraanpak. De wet legt een minimum vast: tijdens ziekte moet je ten minste 70% van het loon doorbetalen. In veel cao’s staat een hogere doorbetaling, vaak (deels) 100% in het eerste ziektejaar en daarna een lager percentage.

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever hangt daarnaast samen met het loonbegrip. Meestal gaat het om het “naar tijdruimte vastgestelde loon” (het vaste loon), maar variabele componenten kunnen onder voorwaarden ook meetellen. Denk aan structurele toeslagen of vaste ploegentoeslag; incidentele vergoedingen vallen vaker buiten de berekening. Controleer daarom altijd arbeidsovereenkomst, personeelshandboek en cao-afspraken.

Als werkgever mag je onder voorwaarden wachtdagen toepassen (dagen zonder loondoorbetaling aan het begin van de ziekmelding). Dat moet dan wel in de cao of arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd en je moet het consistent toepassen. Tegelijk geldt: ook als er wachtdagen zijn, blijven je re-integratieverplichtingen gewoon doorlopen.

• Wettelijk minimum: 70% loondoorbetaling tijdens ziekte (met cao-afwijkingen naar boven).
• Loondoorbetaling loopt samen met re-integratieverplichtingen uit de poortwachteraanpak.
• Controleer welke looncomponenten meetellen (vast loon, structurele toeslagen, variabel loon).
• Wachtdagen zijn alleen mogelijk als dit contractueel of via cao is geregeld.

Wanneer raakt loondoorbetaling bij ziekte de start van spoor 2?

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever wordt spannend zodra duidelijk wordt dat terugkeer in eigen werk (spoor 1) niet of niet volledig haalbaar is. Spoor 2 is het re-integratiespoor gericht op werk bij een andere werkgever, en het is geen “laatste redmiddel” voor het einde van de 104 weken. In de praktijk verwacht het UWV dat je spoor 2 tijdig start zodra er onvoldoende perspectief is op structurele werkhervatting binnen de eigen organisatie.

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever blijft doorlopen terwijl spoor 2 loopt. Dat is precies waarom een goede timing belangrijk is: hoe langer je wacht met spoor 2 terwijl spoor 1 vastloopt, hoe groter het risico op onvoldoende inspanningen. Een bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid en mogelijkheden; op basis daarvan bepaal je of passend werk intern nog reëel is, of dat je parallel spoor 2 moet opstarten.

Een veelvoorkomend scenario: een werknemer kan nog 2 uur per dag lichte taken doen, maar de organisatie heeft geen duurzame passende plek. Dan kan spoor 1 tijdelijk bestaan uit aangepaste werkzaamheden, terwijl je tegelijk in spoor 2 gericht zoekt naar passend werk buiten de organisatie. Wie spoor 2 te lang uitstelt omdat er “nog wat intern geprobeerd wordt”, loopt het risico dat het UWV dat ziet als uitstelgedrag zonder resultaat.

• Start spoor 2 zodra structurele terugkeer in eigen werk onwaarschijnlijk is.
• Laat de bedrijfsarts de belastbaarheid en prognose onderbouwen.
• Combineer waar nodig tijdelijk passend werk (spoor 1) met externe oriëntatie (spoor 2).
• Leg afwegingen en besluiten vast in het re-integratiedossier.

Welke verplichtingen horen bij loondoorbetaling en re-integratie (poortwachter)?

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever is onlosmakelijk verbonden met de stappen uit de poortwachteraanpak. Die aanpak is uitgewerkt in de wet verbetering poortwachter: je moet tijdig een probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts en samen met de werknemer een route naar werkhervatting uitzetten. De kern is dat je niet alleen betaalt, maar ook aantoonbaar stuurt op herstel en passend werk.

Een centraal document is het plan van aanpak voor re-integratie. Daarin leg je doelen, acties, termijnen en evaluatiemomenten vast. Het plan moet “leven”: als de belastbaarheid verandert of een spoor doodloopt, pas je het plan aan en leg je de evaluaties vast. Dat dossier vormt later de basis voor de beoordeling door het UWV bij de WIA-aanvraag.

Naast het plan van aanpak gaat het om de verdeling van verantwoordelijkheden. De werkgever organiseert, faciliteert en betaalt in de regel de noodzakelijke interventies; de werknemer moet actief meewerken aan redelijke voorstellen. Die balans komt terug in rechten en plichten binnen re-integratie. Als één van beide partijen tekortschiet, kan dat financiële gevolgen hebben, zoals loonopschorting of loonstop (alleen onder strikte voorwaarden) of een loonsanctie voor de werkgever.

• Probleemanalyse door bedrijfsarts als basis voor keuzes in spoor 1 en spoor 2.
• Plan van aanpak met concrete acties, termijnen en evaluaties.
• Dossieropbouw met aantoonbare inspanningen en onderbouwing van beslissingen.
• Heldere afspraken over medewerking en passend werk, passend bij belastbaarheid.

Wat zijn de risico’s: UWV-beoordeling en loonsanctie bij onvoldoende inspanningen?

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever kan langer duren dan je verwacht als het UWV vindt dat je re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn. In dat geval kan het UWV een loonsanctie opleggen: je moet dan langer loon doorbetalen en extra tijd benutten om alsnog voldoende re-integratie te realiseren. De beoordeling gaat niet alleen over documenten, maar vooral over de inhoud: waren de acties logisch, tijdig en passend bij de medische situatie?

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever wordt in de UWV-toets vaak gekoppeld aan de vraag of spoor 2 op tijd is ingezet. Als spoor 1 weinig perspectief had en spoor 2 pas heel laat startte, is dat een klassiek risico. Ook het ontbreken van een deugdelijke onderbouwing kan zwaar wegen: als je stelt dat er geen passend werk is, moet je laten zien dat je serieus hebt onderzocht welke functies, aanpassingen of herplaatsingsopties mogelijk waren.

Een praktische manier om risico’s te verkleinen is om je aanpak te spiegelen aan de eisen rond het UWV en loonsanctie. Denk aan tijdige evaluaties, een realistische arbeidsmarktoriëntatie, en het vastleggen van contactmomenten en sollicitatieactiviteiten. Ook bij wisselende belastbaarheid helpt het om keuzes steeds te koppelen aan een actueel advies van de bedrijfsarts.

• Te late start van spoor 2 terwijl spoor 1 vastloopt.
• Onvoldoende onderbouwing van “geen passend werk intern beschikbaar”.
• Plan van aanpak dat niet wordt bijgewerkt of niet concreet genoeg is.
• Te weinig aantoonbare activiteiten richting werkhervatting of werkhervatting buiten de organisatie.

Praktische voorbeelden: loondoorbetaling combineren met een spoor 2 traject

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever speelt in de praktijk vaak in situaties waarin de werknemer gedeeltelijk kan werken, maar niet duurzaam terug kan naar de eigen functie. Stel: een medewerker in een fysiek zware rol herstelt van een langdurige blessure. De bedrijfsarts geeft aan dat structureel zwaar tillen niet meer haalbaar is. Als er intern geen passende, duurzame alternatieven zijn, dan is het logisch om een re-integratie tweede spoor traject te starten terwijl je loon blijft doorbetalen.

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever kan dan samengaan met een gefaseerde opbouw. De werknemer werkt bijvoorbeeld 2 ochtenden per week in aangepast werk (spoor 1) om ritme en belastbaarheid te behouden, en besteedt daarnaast afgesproken uren aan spoor 2-activiteiten zoals arbeidsmarktoriëntatie, het aanscherpen van het cv en het verkennen van passende functies. Door die combinatie voorkom je stilstand en laat je zien dat je stuurt op perspectief.

Een tweede scenario: burn-out of stressgerelateerde klachten. De belastbaarheid kan wisselen en prikkels kunnen een rol spelen. Dan is het extra belangrijk om spoor 2 niet te verwarren met “druk zetten”. Je organiseert het traject in kleine, haalbare stappen, afgestemd op de adviezen van de bedrijfsarts. Inhoudelijk kan dat betekenen dat je eerst inzet op beroepsoriëntatie en later pas op sollicitaties, terwijl je wel blijft evalueren of intern passend werk alsnog mogelijk wordt.

• Combineer aangepast werk met afgesproken spoor 2-uren voor oriëntatie en bemiddeling.
• Leg vast welke activiteiten meetellen als re-integratie-inspanningen (contacten, gesprekken, sollicitaties).
• Stem tempo en inhoud af op belastbaarheid en bedrijfsartsadvies.
• Maak het doel concreet: passend werk, met randvoorwaarden en realistische functierichtingen.

Veelgestelde vragen van werkgevers over loondoorbetaling en spoor 2

Loondoorbetaling bij ziekte door de werkgever roept vaak dezelfde vragen op, vooral zodra spoor 2 in beeld komt. Een terugkerend punt is: mag je het loon verlagen als de werknemer onvoldoende meewerkt? Dat kan soms, maar alleen als je zorgvuldig handelt, de werknemer eerst waarschuwt en het gaat om het niet naleven van redelijke re-integratieverplichtingen. In de praktijk is het slimmer om eerst het gesprek te voeren, afspraken te verduidelijken en alles goed vast te leggen.

Een andere vraag is wanneer je mag stoppen met een traject. Een spoor 2 traject stopt niet “automatisch” omdat het lastig is of omdat er geen match is gevonden. Je beoordeelt periodiek of het traject nog passend is bij de belastbaarheid en of er nog reële mogelijkheden zijn. De afwegingen rond wanneer een re-integratie traject stopt moeten goed onderbouwd zijn, omdat het UWV terugkijkt op het geheel aan inspanningen.

Tot slot: wie betaalt spoor 2? In vrijwel alle gevallen betaalt de werkgever de kosten van re-integratie-inspanningen die noodzakelijk zijn om terugkeer naar werk mogelijk te maken. Dat is ook logisch, omdat die kosten onderdeel zijn van de wettelijke re-integratieplicht. Wil je scherp krijgen wat spoor 2 precies inhoudt en hoe het zich verhoudt tot loondoorbetaling, dan helpt het om eerst het begrip re-integratie tweede spoor helder te hebben en daarna de eigen dossierlijn daarop aan te sluiten.

• Loonmaatregelen bij niet-meewerken: alleen onder strikte voorwaarden en met goede vastlegging.
• Stoppen met spoor 2: periodiek evalueren en onderbouwen, niet op gevoel.
• Kosten: re-integratie-inspanningen, inclusief spoor 2, liggen doorgaans bij de werkgever.
• Definieer “passend werk” steeds in relatie tot belastbaarheid en duurzame inzetbaarheid.