Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter voor werkgevers

De nieuws over de Wet verbetering poortwachter verplicht werkgevers om bij ziekte van een werknemer direct aan de slag te gaan met re-integratie. Jij bent als werkgever volledig verantwoordelijk voor het proces, de planning én het contact met de werknemer. Samenwerken is verplicht: de werknemer moet actief meewerken, maar jij voert de regie.

Hieronder vind je een helder overzicht van de verplichte stappen die je als werkgever moet nemen volgens de Wet Poortwachter.

Schema Wet verbetering poortwachter: overzicht per week

Dit schema toont in één oogopslag de verplichte stappen van de Wet verbetering poortwachter, van ziekmelding tot WIA-beslissing. Onder de tabel lichten we elke stap toe.

Week 1: Ziekmelding bij arbodienst of bedrijfsarts

Op de eerste dag van verzuim meld je de zieke medewerker aan bij je arbodienst of bedrijfsarts. Dit is het startpunt van het re-integratieproces. Tegelijkertijd begin je met het verzamelen van informatie voor het verzuimdossier. Je blijft gedurende het hele traject verplicht het loon doorbetalen.

Week 2: Actief contact houden

Je blijft actief in contact met de werknemer. Vraag regelmatig naar het herstel en leg dit vast. Komt er geen reactie of werkt de werknemer niet mee? Dan kan het UWV sancties opleggen. Is de medewerker na twee weken nog arbeidsongeschikt? Plan dan een afspraak in met de bedrijfsarts.

Week 4-5: Advies van de bedrijfsarts

Bij een vermoedelijk langdurige uitval vraag je rond week 4/5 om een professioneel oordeel van de bedrijfsarts. Dit vormt de basis voor de verdere aanpak.

Aanstellen van een casemanager (onderdeel van het Plan van Aanpak)

Wijs een casemanager aan die verantwoordelijk is voor het proces en de communicatie. Dit is geen los wettelijk ijkpunt in week 5: je legt de casemanager doorgaans vast in het Plan van Aanpak (uiterlijk week 8). Dit kan een leidinggevende zijn of een externe partij, zoals een re-integratiebureau. De casemanager bewaakt de voortgang en coördineert de stappen.

Week 6: Probleemanalyse

De bedrijfsarts stelt een Probleemanalyse op. Hierin staat of en hoe de werknemer kan re-integreren. Dit kan zijn binnen je organisatie (Spoor 1), of bij een andere werkgever (Spoor 2).

Week 8: Plan van Aanpak

Je stelt samen met de werknemer een Plan van Aanpak op. Hierin leg je concrete re-integratiestappen vast. De casemanager houdt toezicht op de uitvoering. Elke 6 weken evalueer je het plan en stuur je bij waar nodig.

Week 42: Ziekmelding bij UWV

Is de werknemer na 42 weken nog niet volledig hersteld? Dan meld je het langdurige verzuim uiterlijk op de eerste werkdag van week 42 bij het UWV. Doe dit op tijd - anders loop je risico op een loonsanctie.

Week 52: Eerstejaarsevaluatie

Na één jaar ziekte volgt de eerstejaarsevaluatie. Samen kijk je of de re-integratie nog op koers ligt. Gebruik hiervoor het UWV-formulier. Indien nodig pas je het Plan van Aanpak aan.

Week 87: Start WIA-aanvraag

In week 87 ontvangt je werknemer een uitnodiging om een WIA-uitkering aan te vragen. Jij bereidt op dit moment het re-integratieverslag voor en levert een kopie aan de werknemer.

Week 91: Eindevaluatie

Jij en de werknemer vullen samen het formulier Eindevaluatie in. Dit wordt onderdeel van het re-integratieverslag.

Week 93: Re-integratieverslag compleet

Uiterlijk in week 93 moet je ervoor zorgen dat je werknemer het volledige re-integratieverslag in bezit heeft voor de WIA-aanvraag.

Week 104: Einde wachttijd en WIA-beslissing

Na 104 weken ziekte beoordeelt het UWV de aanvraag. Bij goedkeuring kan de arbeidsovereenkomst eindigen. Let op: zijn je inspanningen onvoldoende? Dan volgt een loonsanctie en betaal je tot één extra jaar loon door.

Twee werkgevers, hetzelfde schema

Bij een zakelijke dienstverlener met ongeveer honderdtien medewerkers viel een medewerker langdurig uit en bleek volledige hervatting van de eigen functie na verschillende opbouwpogingen niet mogelijk. De werkgever hield vanaf het begin de probleemanalyse, het plan van aanpak en de periodieke evaluaties bij. Toen rond week 44 twijfel ontstond over duurzame terugkeer, is een arbeidsdeskundig onderzoek gepland; rond week 50 luidde de conclusie dat er intern onvoldoende duurzaam passend werk was. Kort daarna startte het tweede spoor. Bij de latere WIA-aanvraag zaten daardoor zowel de interne inspanningen als de externe arbeidsmarktactiviteiten aantoonbaar in het dossier, en beoordeelde het UWV de re-integratie-inspanningen als voldoende.

Bij een werkgever in horeca en catering met ongeveer tachtig medewerkers bleef de aandacht lange tijd uitsluitend op terugkeer binnen de eigen organisatie gericht. Het plan van aanpak was er wel, maar evaluaties zijn beperkt vastgelegd en na het arbeidsdeskundige advies is het tweede spoor niet direct gestart. Rond week 68 werd bij een dossiercontrole duidelijk dat er nauwelijks aantoonbare externe activiteiten waren. Het tweede spoor is daarna alsnog gestart en vanaf dat moment zijn sollicitaties, arbeidsmarktactiviteiten en evaluaties structureel bijgehouden. De late start bleef echter zichtbaar in het re-integratieverslag en speelde mee bij de beoordeling.

Voorkom fouten, voorkom sancties

Veel werkgevers maken onbewust fouten in het traject:

• Plan van Aanpak te laat opgesteld
• Verzuimdossier onvolledig
• Casemanager ontbreekt
• Spoor 2 te laat opgestart
• Geen deskundig advies ingewonnen

Deze fouten kunnen leiden tot hoge kosten en extra verplichtingen. Een deskundige begeleiding voorkomt dat.

Meer informatie bij het UWV

De officiële regels en actuele bedragen of termijnen vind je bij Werkwijzer Poortwachter van het UWV. Die kunnen wijzigen, dus controleer ze bij een concrete situatie altijd bij de bron zelf.

Hulp nodig bij het Poortwachter-traject?

Bij Care4Careers zijn we gespecialiseerd in Spoor 2-trajecten, verzuimbegeleiding en loopbaanscans. We denken proactief mee, helpen je voldoen aan alle verplichtingen en begeleiden jouw medewerker naar nieuw perspectief.

• Minder kans op loonsancties
• Sneller duidelijkheid
• Maatwerk, geen standaardtraject

Meer weten? Plan direct een vrijblijvend adviesgesprek

Download hier het schema poortwachter: Schema wet van poortwachter

Wil je dit als organisatie inzetten? Bekijk de pagina over re-integratie tweede spoor voor werkgevers.