Kosten loonsanctie werkgever: wat een derde ziektejaar betekent

Krijgt een werkgever een loonsanctie, dan stopt de loondoorbetaling bij ziekte uit artikel 7:629 BW niet na twee jaar, maar loopt die door in een derde jaar. UWV verplicht de werkgever dan om maximaal 52 weken (een jaar) langer loon te betalen, omdat de re-integratie-inspanningen onvoldoende zijn geweest. De kosten van een loonsanctie voor de werkgever lopen daardoor snel op tot tienduizenden euro’s, en dat is nog los van de indirecte lasten. In dit artikel lees je precies waaruit die kosten bestaan, hoe je ze berekent en vooral hoe je ze voorkomt.

Wat is een loonsanctie voor de werkgever?

Na 104 weken ziekte kan je werknemer een WIA-uitkering aanvragen. UWV beoordeelt op dat moment het re-integratiedossier met de RIV-toets op het re-integratieverslag; hoe die beoordeling verloopt, legt UWV zelf uit. Concludeert UWV dat de werkgever zonder deugdelijke grond te weinig heeft gedaan aan herstel of werkhervatting, dan volgt een loonsanctie: een verplichte verlenging van de loondoorbetaling met maximaal 52 weken op grond van artikel 25 lid 9 Wet WIA.

Een loonsanctie is dus geen boete in de klassieke zin, maar een verlengde verplichting. Tijdens die extra periode geldt bovendien een opzegverbod: je kunt de arbeidsovereenkomst niet beëindigen zolang de sanctie loopt. Ook de re-integratieplicht loopt gewoon door, want UWV verwacht dat je de tekortkomingen herstelt. De precieze redenen waarop UWV toetst, lees je in het artikel over de UWV-loonsanctie en poortwachter. De regels rondom deze toets staan in de Wet verbetering poortwachter.

Wat kost een loonsanctie? (rekenvoorbeeld)

De grootste kostenpost is de loondoorbetaling zelf. In het derde ziektejaar betaal je meestal minimaal 70 procent van het loon door, tenzij je cao een hoger percentage voorschrijft. Een rekenvoorbeeld maakt de omvang concreet.

Stel: een werknemer heeft een bruto maandsalaris van 3.500 euro. Bij een loondoorbetaling van 70 procent betaal je dan ongeveer 2.450 euro bruto per maand door. Over de maximale sanctieperiode van twaalf maanden komt dat neer op circa 29.400 euro alleen aan brutoloon. Ligt het salaris hoger of schrijft je cao een hoger percentage voor, dan valt de rekening navenant hoger uit. Dit bedrag is nog exclusief alle bijkomende kosten die hieronder aan bod komen.

Deze cijfers zijn illustratief: de werkelijke kosten van een loonsanctie hangen af van het salaris, de cao-afspraken en de duur van de sanctie. Duidelijk is wel dat één misstap in het dossier al snel een jaarsalaris aan extra lasten betekent.

Bijkomende kosten van een loonsanctie

De loondoorbetaling is niet de enige rekening. Rond het salaris lopen diverse posten mee die de totale kosten van een loonsanctie voor de werkgever fors verhogen:

• Opbouw van vakantiegeld en pensioen. Over het doorbetaalde loon bouwt de werknemer gewoon vakantiegeld op, en ook het werkgeversdeel van de pensioenpremie loopt door.
• Werkgeverslasten. Sociale premies en overige werkgeverslasten blijven verschuldigd over het doorbetaalde loon, waardoor de werkelijke last hoger is dan het brutobedrag alleen.
• Doorlopende re-integratieplicht. Je moet blijven investeren in begeleiding, bijvoorbeeld in een tweede spoor traject, inclusief de kosten van een re-integratiebureau, onderzoeken en interventies.
• Geen opzegging tijdens de sanctie. Door het opzegverbod kun je de arbeidsovereenkomst niet beëindigen zolang de loonsanctie loopt, ook niet als terugkeer onwaarschijnlijk is.
• Uitgestelde WIA-instroom. De WIA-beoordeling schuift op, waardoor ook de financiële afwikkeling langer op zich laat wachten.

Bij elkaar opgeteld overstijgen deze bijkomende kosten van een loonsanctie vaak de kale loonsom. Een sanctie raakt daarmee niet alleen de kas, maar ook de planning en de personele bezetting.

Hoe voorkom je de kosten van een loonsanctie?

De beste manier om de kosten van een loonsanctie te vermijden, is een tijdig en onderbouwd re-integratietraject. UWV verwacht dat je schakelt zodra duidelijk is dat terugkeer in eigen of aangepast werk niet haalbaar is. Wacht je te lang, dan is een tijdige start van re-integratie tweede spoor vaak niet meer op tijd te repareren, en dat is precies waar sancties op ontstaan.

Even belangrijk is de kwaliteit van je dossier. UWV toetst niet of de re-integratie is gelukt, maar of je aantoonbaar alles hebt gedaan wat redelijk was. Zorg daarom voor een UWV-proof re-integratiedossier waarin elke stap herleidbaar is: probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties en bijstellingen. Een consistent dossier waarin keuzes zijn onderbouwd, is de meest effectieve verzekering tegen een loonsanctie en de bijbehorende kosten.

Meer informatie bij het UWV

De officiële regels en actuele bedragen of termijnen vind je bij UWV over de beoordeling van het re-integratieverslag. Die kunnen wijzigen, dus controleer ze bij een concrete situatie altijd bij de bron zelf.

Loonsanctie gekregen? Zo beperk je de kosten

Heeft UWV een loonsanctie opgelegd, dan is de schade nog niet in beton gegoten. Begin met het precies vertalen van de sanctiereden naar concrete herstelacties. Verwijt UWV je een te late of te magere inzet van spoor 2, dan moet het traject aantoonbaar intensiveren. Gaat het om ontbrekende onderbouwing, dan vul je die alsnog aan.

Zodra je de tekortkoming aantoonbaar hebt hersteld, kun je UWV vragen de loonsanctie te bekorten. Herstel je de fout snel en goed, dan hoef je niet de volledige 52 weken uit te betalen en beperk je de kosten. Snelheid en dossierkwaliteit bepalen hier het verschil: hoe eerder het herstel aantoonbaar is, hoe korter de sanctie en hoe lager de rekening. Een goed ingericht tweede spoor traject helpt om die herstelacties professioneel en verdedigbaar uit te voeren.

Voor werkgevers: een tijdig, UWV-proof traject voorkomt deze kosten in de eerste plaats. Care4Careers verzorgt het volledige re-integratie tweede spoor voor werkgevers, van dossieropbouw tot UWV-proof rapportage en plaatsing. Zo hou je de regie en voorkom je dat een loonsanctie je een duur derde ziektejaar kost.