Wil je een langdurig zieke werknemer ontslaan, dan vraag je daarvoor een ontslagvergunning aan bij het UWV. Dat mag vanaf drie weken voor het einde van het opzegverbod, dat bij ziekte meestal twee jaar duurt. De aanvraag staat of valt bij de juiste documenten: onder meer een verklaring van de bedrijfsarts en het bewijs dat je hebt geprobeerd de werknemer te herplaatsen. Dit artikel loopt de procedure en de vereiste stukken stap voor stap door.
Dit artikel gaat over de aanvraag zelf. Wil je eerst weten onder welke voorwaarden ontslag na twee jaar ziekte is toegestaan, lees dan wanneer je een zieke werknemer mag ontslaan. Hieronder ligt de nadruk op de praktijk: wanneer je aanvraagt, wat erin staat en welke documenten mee moeten.
Wanneer mag je de ontslagvergunning aanvragen?
Ontslag wegens langdurige arbeidsongeschiktheid loopt via het UWV, niet via de kantonrechter. Je vraagt de vergunning aan zodra het opzegverbod bij ziekte voorbij is of bijna voorbij is. Concreet mag dat vanaf drie weken voor het einde van dat opzegverbod. Het opzegverbod duurt bij ziekte meestal twee jaar.
Kort samengevat gelden deze voorwaarden voor de vergunning: de werknemer kan door ziekte of handicap niet meer werken, herstel binnen 26 weken is niet te verwachten, het werk is niet zo aan te passen dat de werknemer toch kan werken, en er is geen andere passende functie binnen het bedrijf of de groep, ook niet met scholing. Die voorwaarden werken we hier niet verder uit; ze staan in het artikel over ontslag van een zieke werknemer.
Let op de timing rond de WIA. Vraagt de werknemer de WIA-uitkering te laat aan, dan wordt het opzegverbod verlengd met het aantal dagen dat de aanvraag te laat is. Je moet dan dus langer wachten voordat je de ontslagvergunning kunt aanvragen.
Wat zet je in de ontslagaanvraag?
In de aanvraag onderbouw je waarom ontslag onvermijdelijk is. Het UWV wil daarin het volgende terugzien:
- informatie waaruit blijkt dat de werknemer door ziekte of handicap niet meer kan werken;
- waarom je verwacht dat de werknemer binnen 26 weken nog steeds niet kan werken, ook niet met aanpassingen;
- wat je hebt gedaan om de werknemer te herplaatsen in een andere passende functie;
- informatie waaruit blijkt dat het opzegverbod bij ziekte of arbeidsongeschiktheid voorbij is.
Die herplaatsingsinspanning is een rode draad. Het UWV toetst niet alleen of de werknemer arbeidsongeschikt is, maar ook of je er alles aan hebt gedaan om ontslag te voorkomen. Dat sluit aan op de inspanningen die je gedurende het hele traject aantoonbaar moet maken, net als bij de verplichtingen van de werkgever in het tweede spoor.
Welke documenten stuur je altijd mee?
Bij de ontslagaanvraag horen vaste bijlagen. Zonder deze stukken neemt het UWV de aanvraag niet in behandeling:
| Document | Toelichting |
|---|---|
| De arbeidsovereenkomst | Het contract met de werknemer |
| De functieomschrijving | De functie waarin de werknemer werkte |
| De WIA-beslissing | Hoeft niet als het UWV de WIA-aanvraag nog niet heeft beoordeeld |
| Verklaring van de bedrijfsarts | Niet ouder dan drie maanden |
| Herplaatsingsdocumenten | Bewijs dat je hebt geprobeerd de werknemer in een passende functie te herplaatsen |
In sommige situaties vraagt het UWV nog andere documenten; dat staat dan in het aanvraagformulier. Belangrijk: stuur geen documenten met medische gegevens van de werknemer mee. De medische onderbouwing loopt via de bedrijfsarts, niet via losse dossierstukken.
De verklaring van de bedrijfsarts
De verklaring van de bedrijfsarts is het hart van de aanvraag. Daarin staat wat de mogelijkheden van de werknemer zijn om binnen 26 weken weer aan het werk te gaan, in de eigen functie of in een aangepaste vorm. Die 26 weken tellen vanaf de datum waarop het UWV verwacht de beslissing te nemen. Dat is ongeveer vier weken na ontvangst van je complete aanvraag.
Is er nog geen of geen recente WIA-beslissing, dan geeft de bedrijfsarts in de verklaring ook informatie over de arbeidsongeschiktheid van de werknemer op dat moment. Een uitzondering geldt voor werknemers met een IVA-uitkering: dan is een verklaring van de bedrijfsarts niet nodig, omdat de duurzame arbeidsongeschiktheid al vaststaat.
Hoe dien je de aanvraag in?
Je uploadt het aanvraagformulier met alle bijlagen via het werkgeversportaal. Daarvoor heb je eHerkenning nodig. Lukt uploaden niet, dan kun je de aanvraag per post versturen naar de afdeling Arbeidsjuridische dienstverlening in het juiste werkgebied.
Ontbreekt er een bijlage, of heeft het UWV meer informatie nodig? Dan krijg je een brief met wat er nog mist. Die aanvullende informatie stuur je binnen acht dagen terug. Het UWV neemt de aanvraag pas in behandeling zodra alle benodigde stukken binnen zijn. Zorg dus dat het dossier compleet is voordat je indient; dat scheelt weken. Een dossier dat niet op orde is, kan bovendien eerder in het traject al tot een loonsanctie van het UWV hebben geleid.
De officiële regels
Care4Careers vat de hoofdlijnen samen, maar de bron is het UWV. De volledige procedure en het aanvraagformulier vind je op de pagina van het UWV over de ontslagvergunning bij langdurige arbeidsongeschiktheid. Regels, termijnen en formulieren kunnen wijzigen, dus controleer voor een concrete aanvraag altijd de actuele informatie bij het UWV.
Veelgestelde vragen
Wanneer mag ik de ontslagvergunning aanvragen? Vanaf drie weken voor het einde van het opzegverbod bij ziekte, dat meestal twee jaar duurt.
Welke documenten heb ik altijd nodig? De arbeidsovereenkomst, de functieomschrijving, de WIA-beslissing (als die er al is), een verklaring van de bedrijfsarts van maximaal drie maanden oud, en bewijs van je herplaatsingsinspanningen.
Hoe oud mag de verklaring van de bedrijfsarts zijn? Niet ouder dan drie maanden. De verklaring gaat over de mogelijkheden om binnen 26 weken weer aan het werk te gaan.
Heb ik altijd een verklaring van de bedrijfsarts nodig? Nee. Heeft de werknemer een IVA-uitkering, dan is die verklaring niet nodig.
Wat als mijn dossier niet compleet is? Dan vraagt het UWV om aanvulling en moet je die binnen acht dagen aanleveren. De aanvraag wordt pas in behandeling genomen als alles binnen is.
Ontslag na twee jaar ziekte goed regelen?
Een ontslagvergunning aanvragen is de laatste stap van een lang traject, en juist dan telt of je dossier op orde is. Care4Careers begeleidt werkgevers door het volledige tweede spoor, van de eerste ziektedag tot de afronding, en helpt bij een re-integratie tweede spoor traject waarin niets tussen wal en schip valt. Bekijk wat re-integratie tweede spoor voor werkgevers voor jouw organisatie kan betekenen.