Re-integratieverslag opstellen in spoor 2

Een re-integratieverslag opstellen betekent dat werkgever en werknemer alle verplichte stappen, keuzes en resultaten van de re-integratie vastleggen voor de WIA-aanvraag bij UWV. In spoor 2 is dat extra kritisch, omdat je moet kunnen laten zien waarom terugkeer bij de eigen werkgever niet (meer) haalbaar is en welke inspanningen zijn gedaan richting werk bij een andere werkgever. Een goed verslag is feitelijk, chronologisch en sluit aan op adviezen van de bedrijfsarts. In dit artikel lees je wat er in het re-integratieverslag moet staan, hoe je het UWV-proof maakt en welke valkuilen je voorkomt.

Wat verwacht UWV van een re-integratieverslag in spoor 2?

Re-integratie verslag opstellen begint met begrijpen waar UWV op toetst: niet of iemand “hard genoeg heeft gezocht”, maar of werkgever en werknemer aantoonbaar hebben gedaan wat redelijkerwijs verwacht mag worden. UWV beoordeelt het re-integratieverslag als onderdeel van het re-integratieverslag/het re-integratiedossier bij de WIA-aanvraag. Daarbij kijkt UWV of de stappen uit de wet verbetering poortwachter zijn gevolgd en of spoor 2 tijdig en passend is ingezet.

In spoor 2 moet het verslag vooral onderbouwen waarom spoor 1 (werkhervatting bij de eigen werkgever) onvoldoende perspectief bood. Dat vraagt om een duidelijke koppeling tussen belastbaarheid (wat iemand nog wél kan), passend werk (werk dat aansluit bij beperkingen en mogelijkheden) en de inspanningen om intern werk te vinden. Als interne opties ontbreken, moet zichtbaar zijn dat spoor 2 inhoudelijk is opgestart: arbeidsmarktoriëntatie, zoekprofiel, sollicitatieactiviteiten en eventueel werkervaringsplekken.

UWV verwacht consistentie tussen documenten. Als de probleemanalyse iets anders suggereert dan het plan van aanpak, of als evaluaties ontbreken, ontstaat snel twijfel over de regie. In de praktijk helpt het om het re-integratieverslag te benaderen als een samenvatting die logisch voortbouwt op het plan van aanpak re-integratie en de periodieke bijstellingen daarvan.

• Chronologie: aantoonbaar verloop van afspraken, acties en evaluaties.
• Onderbouwing: waarom gekozen interventies passend waren bij belastbaarheid.
• Resultaten: wat leverde het op, en wat niet (met uitleg).
• Regie: wie deed wat, wanneer, en hoe is bijgestuurd.
• Transparantie: geen aannames, wel feiten en concrete voorbeelden.

Welke onderdelen horen verplicht in het re-integratieverslag?

Re-integratie verslag opstellen is veel makkelijker als je werkt met een vaste checklist. UWV verwacht dat het dossier de kernstukken bevat die de re-integratie over de wachttijd (meestal tot 104 weken ziekte) aantoonbaar maken. Denk aan de probleemanalyse, het plan van aanpak, evaluaties, en een actuele eindevaluatie richting WIA-aanvraag.

Daarnaast is in spoor 2 de inhoudelijke verantwoording van externe oriëntatie belangrijk: zoekrichting, inzet van begeleiding, concrete acties en terugkoppeling. Dat hoeft niet in één document te staan, maar het re-integratieverslag moet wel helder verwijzen naar de juiste bijlagen en consistent samenvatten wat er is gebeurd. Wie een UWV-proof re-integratiedossier opbouwt, voorkomt dat cruciale schakels missen.

Let op privacy: medische informatie hoort niet in het re-integratieverslag. De bedrijfsarts adviseert over belastbaarheid en mogelijkheden, maar diagnoses en details blijven in het medisch dossier. Schrijf daarom in termen van functionele mogelijkheden (bijvoorbeeld “beperking in tillen”, “beperkte concentratieduur”) en verwijs naar het advies van de bedrijfsarts zonder medische duiding.

• Probleemanalyse en eventuele bijstellingen door de bedrijfsarts.
• Plan van aanpak, inclusief doelen, afspraken en taakverdeling.
• Periodieke evaluaties en bijstellingen (bij voorkeur met redenen).
• Eindevaluatie: stand van zaken, resultaten en resterende belemmeringen.
• Verslaglegging spoor 2: zoekprofiel, acties, reacties, vervolgkeuzes.

Stap-voor-stap re-integratieverslag opstellen: praktische aanpak

Re-integratie verslag opstellen werkt het best als je eerst de tijdlijn uitzet en daarna per fase invult wat er is gedaan en waarom. Begin met de vaste momenten uit de poortwachtercyclus: eerste ziektedag, probleemanalyse, plan van aanpak, evaluaties en opschaling naar spoor 2. Vervolgens koppel je per periode de acties aan het doel: herstel en werkhervatting, passend werk onderzoeken, en extern herplaatsen.

Werk met korte, feitelijke alinea’s. Beschrijf per actie: datum/periode, betrokkenen (werkgever, werknemer, casemanager, re-integratiebureau), de afspraak en het resultaat. Voeg daarna één zin toe over de vervolgstap. Zo laat je regie zien zonder het verslag onnodig lang te maken. Als je daarnaast structureel je re-integratie dossier opbouwen op orde houdt, hoef je aan het einde niet te “reconstrueren”.

Maak spoor 2 concreet. “Werknemer heeft gezocht naar passend werk” is te vaag. Beter is: “Zoekprofiel opgesteld voor administratieve functies tot 24 uur; vijf gerichte sollicitaties per maand; netwerkgesprekken via branchecontacten; één proefplaatsing onderzocht maar niet doorgegaan wegens urenbeperking.” Daarmee kan UWV toetsen of de inspanning realistisch en passend was.

• Maak eerst een tijdlijn met alle verplichte momenten en besluiten.
• Vat per periode samen: doel, acties, resultaat, bijstelling.
• Onderbouw spoor 2 met zoekprofiel, sollicitaties en netwerkactiviteiten.
• Controleer consistentie tussen bedrijfsartsadvies, plan en uitvoering.
• Sluit af met een eindevaluatie die logisch naar de WIA-aanvraag leidt.

Voorbeelden van UWV-proof formuleringen (zonder medische details)

Re-integratie verslag opstellen vraagt om taal die controleerbaar is en privacy respecteert. Vermijd daarom woorden als “burn-out”, “hernia” of andere diagnoses. Schrijf in termen van beperkingen en mogelijkheden zoals de bedrijfsarts die functioneel beschrijft. Daarmee blijft het verslag toetsbaar én correct.

Voorbeeld intern (spoor 1): “Werkgever heeft drie passende functies onderzocht binnen de organisatie. Functie A viel af door structurele fysieke belasting; functie B door noodzakelijke nachtdiensten; functie C door vereiste reistijd. Conclusie: geen duurzaam passend werk beschikbaar binnen de eigen werkgever.” Dit soort zinnen laat zien dat er echt is gekeken, en waarom iets niet passend was.

Voorbeeld extern (spoor 2): “In spoor 2 is een zoekprofiel opgesteld gericht op ondersteunende kantoorfuncties met voorspelbare taken en beperkte deadlines. Werknemer voerde netwerkgesprekken en solliciteerde gericht; terugkoppeling is tweewekelijks besproken en het profiel is bijgesteld op basis van reacties uit de markt.” Deze formulering laat inspanning én bijsturing zien, wat essentieel is voor een redelijke inspanningstoets.

• Gebruik “functionele beperkingen” in plaats van diagnoses.
• Noem aantallen en frequentie: sollicitaties, gesprekken, evaluaties.
• Leg afwijzingen uit met functie-eisen, niet met medische details.
• Beschrijf bijsturing: wat is aangepast en waarom.
• Houd het controleerbaar: wie, wat, wanneer, resultaat.

Veelgemaakte fouten die kunnen leiden tot een loonsanctie

Re-integratie verslag opstellen is niet alleen administratief; het raakt direct aan risico’s. Als UWV oordeelt dat de re-integratie-inspanningen onvoldoende waren, kan dat leiden tot een loonsanctie: de werkgever moet het loon langer doorbetalen en re-integreren. Inhoudelijke hiaten in het verslag maken het moeilijk om aan te tonen dat er wél voldoende is gedaan. Wie dit risico wil beperken, houdt expliciet rekening met de criteria rond uwv loonsanctie vermijden.

Een veelvoorkomende fout in spoor 2 is te laat starten of te lang blijven hangen in interne opties zonder duidelijke evaluatiemomenten. UWV verwacht dat spoor 2 wordt ingezet zodra duidelijk is dat terugkeer in eigen of aangepast werk bij de werkgever niet haalbaar is op redelijke termijn. Ook een te smal zoekprofiel zonder onderbouwing kan tegen je werken; het moet aansluiten op de belastbaarheid én realistisch zijn in de arbeidsmarkt.

Ook rolverwarring komt vaak voor. Als niet duidelijk is wie de regie voert (bijvoorbeeld casemanager, leidinggevende, re-integratiebureau), zie je versnipperde acties en ontbrekende besluiten. Betrek daarom de bedrijfsarts bij re-integratie op de juiste momenten: voor functionele duiding en bij wijzigingen in belastbaarheid, niet om keuzes achteraf te legitimeren.

• Te late start of onvoldoende onderbouwing van de keuze voor spoor 2.
• Vage verslaglegging: geen aantallen, geen resultaten, geen bijsturing.
• Medische details opnemen of juist helemaal geen functionele duiding.
• Geen aantoonbare evaluaties of ontbrekende handtekeningen/afspraken.
• Zoekprofiel te beperkt of niet passend bij mogelijkheden en arbeidsmarkt.

Rolverdeling en afstemming: werkgever, werknemer, bedrijfsarts en bureau

Re-integratie verslag opstellen lukt alleen als de rolverdeling helder is. De werkgever heeft een re-integratieplicht en moet passend werk onderzoeken, begeleiding organiseren en het dossier bijhouden. De werknemer heeft een inspanningsplicht: meewerken aan redelijke voorstellen, afspraken nakomen en actief bijdragen aan herstel en werkhervatting. Deze balans komt terug in het verslag, zeker wanneer er discussie ontstaat over inzet of tempo.

De bedrijfsarts beoordeelt belastbaarheid en adviseert over mogelijkheden en beperkingen. Dat advies vormt de onderlegger voor keuzes in spoor 1 en spoor 2, maar blijft functioneel. Het re-integratiebureau kan vervolgens helpen met arbeidsmarktoriëntatie, sollicitatiebegeleiding en het vastleggen van activiteiten. Bij een re-integratie tweede spoor traject is die samenwerking vaak de sleutel om tempo, realisme en dossierkwaliteit te combineren.

Leg afspraken expliciet vast. Bijvoorbeeld: “Werkgever faciliteert twee sollicitatiemomenten per week onder werktijd; werknemer levert maandelijks een overzicht van acties; begeleiding evalueert iedere vier weken en stelt zoekprofiel bij.” Door dit soort afspraken terug te laten komen in het re-integratieverslag, ziet UWV dat er regie is en dat beide partijen hun verantwoordelijkheid nemen, conform de rechten en plichten re-integratie.

• Werkgever: regie, passend werk, interventies, dossier en evaluaties.
• Werknemer: meewerken, acties uitvoeren, terugkoppelen, afspraken nakomen.
• Bedrijfsarts: functionele belastbaarheid en adviesmomenten vastleggen.
• Re-integratiebureau: zoekprofiel, arbeidsmarktacties, verslaglegging en bijsturing.
• Casemanager/verzuimregie: planning bewaken en documentatie compleet houden.